Qué es la CAE y cuándo es obligatoria

El operario del ascensor llevaba un buen rato trabajando en el foso cuando el presidente bajó a preguntarle quién le había abierto el portal. Nadie. Tenía llave de toda la vida, porque el mantenimiento era mensual y siempre entraba igual. Lo que ninguno de los dos sabía es que, en ese momento, la comunidad estaba incumpliendo la ley. Y que si aquel hombre llega a hacerse daño, el primer nombre en el expediente habría sido el del presidente.

No es un caso raro. Es prácticamente la norma en las fincas con las que me siento a hablar. La coordinación de actividades empresariales suena a cosa de polígono industrial, de obra grande, de empresas con departamento de prevención. Y sin embargo es algo que tu comunidad de vecinos tiene encima de la mesa cada vez que entra un técnico de ascensores, una empresa de limpieza o el de las antenas.

Vamos a verlo sin rodeos: qué es exactamente, cuándo te obliga y quién paga el plato roto si se ignora.

Qué es la CAE, en una sola frase

CAE son las siglas de coordinación de actividades empresariales. Y la idea de fondo es bastante de sentido común: cuando en un mismo sitio coinciden trabajadores de empresas distintas, alguien tiene que coordinar que no se pongan en peligro unos a otros. Eso es todo. El resto es papeleo y procedimiento, pero el corazón del asunto es ese.

La obligación nace del artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (la 31/1995) y se desarrolla en el Real Decreto 171/2004. Ese decreto es el que pone nombre a las figuras que importan y reparte las obligaciones según el papel de cada uno. Tiene veintipico años, así que no hablamos de una novedad: hablamos de algo que lleva dos décadas siendo exigible y que la mayoría de comunidades sencillamente no sabe que les aplica.

El detonante siempre es el mismo, y conviene grabárselo: la concurrencia. En cuanto en un centro de trabajo coinciden, a la vez, personas de dos o más empresas (o autónomos), salta la obligación de coordinarse. No depende del tamaño de la finca. No depende de que sea una obra. Depende de que coincidan.

Cuándo es obligatoria de verdad

El Real Decreto distingue tres situaciones, y aunque suenan parecidas, las obligaciones cambian bastante de una a otra:

• Empresas que simplemente coinciden en un espacio sin que ninguna sea la dueña del sitio. Todas tienen que cooperar e informarse de sus riesgos entre ellas.
• Hay un titular del centro de trabajo: alguien que tiene la capacidad de gestionar el espacio y ponerlo a disposición de los demás. Ese titular asume obligaciones extra de información e instrucciones.
• Hay un empresario principal: el que contrata a otros para hacer algo que forma parte de su propia actividad, en su propio centro. Aquí aparece el deber más fuerte, el de vigilancia.

Te ahorro la teoría y voy al caso que me ocupa el noventa por ciento del tiempo, que es el que probablemente te interesa.

El caso que más me encuentro: tu comunidad de propietarios

Durante años hubo cierta niebla sobre si una comunidad de vecinos «contaba» como empresa a estos efectos. Esa duda ya está resuelta. El Tribunal Supremo, en su sentencia 486/2022, de 27 de mayo, dejó claro que una comunidad de propietarios tiene la condición de agente económico y, por tanto, de empresario titular del centro de trabajo.

¿Qué centro de trabajo? Las zonas comunes. El portal, la escalera, el patio, la cubierta, el cuarto de máquinas, el foso del ascensor. En el momento en que tu comunidad contrata a alguien para trabajar ahí, se convierte en titular de ese espacio a ojos de la normativa de prevención. Y con ese papel vienen obligaciones.

Lo curioso es que no hace falta una gran obra para activarlo. Los servicios de toda la vida ya lo activan:

• La empresa de limpieza que pasa cada semana.
• El mantenimiento del ascensor, que entra solo y con llave propia.
• La empresa de jardinería, la de desinsectación, la que revisa los extintores.
• Y, por supuesto, cualquier derrama de obra: una rehabilitación de fachada, un cambio de bajantes, la instalación de placas.

Qué tiene que hacer la comunidad, en concreto

Como titular del centro, la comunidad no firma cuatro papeles y se olvida. Tiene tres deberes que cumplir, y se cumplen de manera ordenada:

Informar. Antes de que empiece nada, hay que decirle a cada empresa qué riesgos tiene tu edificio que puedan afectarle: dónde está el cuadro eléctrico, si la cubierta es transitable o no, por dónde se sale en una emergencia, qué zonas son peligrosas. Cuando esos riesgos son graves o muy graves, esa información va obligatoriamente por escrito.

Pedir y cruzar información de vuelta. Cada empresa tiene que contarte sus propios riesgos, los de su trabajo concreto. Esto es recíproco: no es la comunidad informando a ciegas, es un intercambio en las dos direcciones.

Dar instrucciones y, según el caso, vigilar. Con todo eso sobre la mesa, la comunidad imparte instrucciones a las empresas que concurren. Y cuando los trabajos lo requieren —pensemos en una obra con varios oficios a la vez— entra en juego designar a alguien que coordine de verdad y, si toca, la presencia de un recurso preventivo a pie de obra.

Ahí es donde aparece la figura del coordinador de actividades empresariales. No es un sello ni una casilla: es la persona que organiza todo esto, lo documenta y responde por ello ante una inspección. Es, exactamente, el trabajo que hago para las comunidades que coordino.

Y si pasa algo, ¿quién responde?

Aquí es donde la conversación se pone seria, y donde noto que a más de un presidente se le cambia la cara.

La responsabilidad es de la comunidad como tal, y su representante legal es el presidente. Conviene desmontar un malentendido muy extendido: esto no lo cubre automáticamente el administrador de fincas. El administrador gestiona, asesora y, sobre todo, tiene el deber de avisar a la comunidad de que esta obligación existe. Pero la responsabilidad de que la CAE se haga, y de designar a quien la lleve, es de la propia comunidad. No se delega por el simple hecho de tener administrador.

¿Y qué hay en juego si se ignora? Las consecuencias van por tramos. Una inspección de trabajo puede levantar acta y derivar en sanciones económicas que no son simbólicas. Si además hay un accidente y se demuestra que no había coordinación, la cosa puede escalar a responsabilidad civil para reparar el daño y, en los casos más graves —exposición de un trabajador a un riesgo serio—, incluso responsabilidad penal. No quiero hacer alarmismo barato, pero tampoco voy a edulcorarlo: el riesgo existe y recae sobre personas concretas.

El error que veo una y otra vez

Casi siempre es el mismo: confundir la CAE con juntar carpetas. Alguien pide a cada empresa su «papel de prevención», lo guarda en un cajón digital y da el tema por cerrado. Eso no es coordinar. Eso es coleccionar documentos.

Coordinar es que la información fluya antes de empezar, que las instrucciones lleguen a quien las tiene que cumplir, que se revise que las empresas son quienes dicen ser y que sus trabajadores están formados, y que todo eso quede registrado de forma que aguante una inspección. La diferencia entre las dos cosas, normalmente, no se nota… hasta que se nota.

Jorge Muñiz · Arquitecto técnico colegiado. Coordinación de actividades empresariales para comunidades de propietarios en Barcelona.